ปรมาจารย์ด้านการบริหาร Drucker มีความเห็นว่า งานพื้นฐานของการบริหารที่ทำให้เกิดองค์กรที่มีพลังเต็มที่ มีการเติบโตนั้น มีอยู่ 5 อย่างด้วยกัน
(1) การกำหนดเป้าหมาย
(2) การจัดองค์กร
(3) การสร้างทีม หมายถึง การสร้างแรงจูงใจ เพื่อให้เกิดมีการสื่อสาร
(4) การประเมินผล
(5) การเสริมสร้างบุคลากรรวมถึงตัวเองด้วย
การกำหนดเป้าหมาย
ในเรื่องการกำหนดเป้าหมายนั้น Drucker ได้นำเสนอ “การบริหารเป้าหมายด้วยตัวเอง”
Drucker คิดว่าผลดีสูงสุดของ “การบริหารเป้าหมายด้วยตัวเอง” ก็คือ การที่สามารถบริหารงานของตนเองด้วยตัวของตัวเองได้ การบริหารด้วยตัวเอง (Self-Management) นั้น
นำมาสู่การสร้างแรงจูงใจที่แข็งแกร่ง สร้างให้เกิดความมุ่งมั่นในการทำสิ่งที่ดีที่สุด เพิ่มเป้าหมายให้สูงขึ้น ขยายมุมมองให้กว้างขึ้น คุณค่าของการบริหารเป้าหมายด้วยตัวเองนั้น
ทำให้สามารถเปลี่ยนแปลงการบริหารด้วยการบริหารด้วยตัวเอง แทนที่การบริหารจากการสั่งการหรือใช้อำนาจ ในการบริหารการทำงานของตัวเองนั้น ต้องเปรียบเทียบกับเป้าหมายแล้วทำการประเมินงานของตนเองและผลลัพธ์ให้ได้
ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีข้อมูลที่แน่ชัดเพื่อการประเมินตนเอง ข่าวสารข้อมูลนั้นเป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารด้วยตัวเอง ไม่ได้เป็นเครื่องมือเพื่อการบริหารจากเบื้องบน (Top down management)
การบริหารเป้าหมายด้วยตัวเองเท่านั้น จึงจะเป็นปรัชญาการบริหารที่แท้จริง
ในการกำหนดเป้าหมายของกิจกรรม TPM และดัชนีของการประเมินผลลัพธ์ อาจารย์ Tanaka Yoshio (ศาสตราจารย์เกียรติคุณ Osaka Prefecture University Graduate School กรรมการประเมิน TPM Award)นั้น ได้นำเสนอการใช้ประโยชน์ดัชนีที่เรียกว่า
KMI (Key Management Indicator), KPI (Key Performance Indicator), KAI (Key Activity Indicator)
KMI นั้นหมายถึง ในดัชนีประเมินการบริหารธุรกิจที่สำคัญ เช่น ยอดขาย ความพึงพอใจของลูกค้านั้น เจ้าของธุรกิจใช้ในการกำหนดเป้าหมายและประเมินผลลัพธ์
KPI นั้น เป็นดัชนีประเมินผลลัพธ์ที่สำคัญส่งผลต่อ KMI เช่น ประสิทธิภาพโดยรวมของเครื่องจักรนั้น ระดับผู้บริหารใช้ประโยชน์ในการกำหนดค่าเป้าหมายและประเมินผลลัพธ์
KAI หมายถึง ดัชนีประเมินผลลัพธ์ที่สำคัญที่ส่งผลต่อ KPI เช่น จำนวนครั้งไคเซ็น
ซึ่งพนักงานหน้างานใช้สำหรับกำหนดเป้าหมาย ประเมินผลลัพธ์ ที่กล่าวมาล้วนแล้วแต่เป็นการบริหารเป้าหมายด้วยตัวเองทั้งนั้น
ความสัมพันธ์ของ KMI, KPI, และ KAI นั้น มีความสัมพันธ์ดังนี้
ระดับบริหารจะทำการกำหนด KPI ที่สามารถส่งผลลัพธ์ต่อ KMI ที่เจ้าของธุรกิจเป็นผู้กำหนด
นอกจากนี้ พนักงานหน้างานทำการกำหนด KAI ที่สามารถส่งผลลัพธ์ต่อ KPI นั้น
ดังนั้น เมื่อ ความสัมพันธ์ของ KMI, KPI และ KAI มีความชัดเจนแล้ว ภายในบริษัทที่นำเอา TPM เข้ามาก็มีดำเนินการใช้ดัชนีประเมินเหล่านี้ จึงอยากแนะนำให้ลองนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรของท่านดู
โดยมีตัวอย่างแสดง ดังตารางภาพ 1 และ 2
