1、แนวคิด ส. ของหน่วยงานสำนักงาน

        ใช้สารสนเทศเป็นวัตถุดิบในการสร้างสารสนเทศที่จำเป็นในการบริหารธุรกิจขึ้นมาใหม่  ดำเนินการกำจัดมุดะภายใต้แนวคิดที่เรียกว่าโรงงานสำนักงาน  เสริมแกร่งโครงสร้างงานสำนักงานที่มีส่วนช่วยในการบริหารธุรกิจ

2、หลักการและกฎเกณฑ์ของการทำ ส. ของหน่วยงานสำนักงาน

    (1)จัดเตรียมสิ่งแวดล้อมของออฟฟิศ

        ทำความสะอาดออฟฟิศครั้งใหญ่พร้อมกัน  เช็คสต็อคบิลเอกสาร และจัดการทิ้งของที่ไม่ใช้

   (2)ทำให้มองเห็น (Visualization) งานสำนักงาน

        มีงานสำนักงานมากมาย และเนื้อหาตลอดจนวิธีการดำเนินการ(กระบวนการ) ก็หลากหลายสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดล้วนอยู่แต่ในหัวของสต๊าฟงานสำนักงานทำอย่างไรจึงจะมองเห็นสิ่งที่ว่ากันว่าเป็นสิ่งที่มองเห็นได้ยาก

    (3)งานสำนักงานที่สร้างมูลค่าเพิ่ม

        เมื่อมองงานสำนักงานของหน่วยงานสำนักงานและบริหารจัดการในแง่ของฟังก์ชัน  เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มจะหาไอเดียอย่างไรในการจัดองค์กรหรือ flow ของงานสำนักงาน

3、โรงงานสำนักงาน

     (1)วิเคราะห์งานย่อย (Work Element) ของงานสำนักงาน

     (2)มองแยกให้ออกระหว่างงานกับ Loss (มุมมองของการค้นพบมุดะ)

     (3)จัดทำเครื่องมือคู่มือ  พัฒนาบุคลากรที่เก่งในงานสำนักงาน  เครื่องมืองานสำนักงาน

     (4)สร้างการ flow (Visual Control) 

4、วิธีดำเนินการ ส. ของหน่วยงานสำนักงาน

    (1)สะสาง

        ดำเนินการเช็คสต็อค  กำจัดของที่ไม่จำเป็น  นำของที่ไม่จำเป็นเร่งด่วนออกไป

    (2)สะอาด

         ทำความสะอาดครั้งใหญ่พร้อมกัน  ตรวจเช็คอุปกรณ์ให้ความสว่าง และเครื่องใช้ในสำนักงาน

    (3)สะดวก

  • ทบทวนการจัดไฟล์
  • ทำให้เอกสาร รายงานเรียบง่าย
  • หยิบออกมาให้ได้ใน 30 วินาที

   (4)Visual Control

  • ตารางแผนดำเนินการ  แสดงจุดหมายปลายทาง
  • สภาพการทำงาน  การควบคุมความก้าวหน้า
  • ควบคุมเครื่องเขียนอุปกรณ์ต่าง ๆ ทั้งแบบส่วนตัว และใช้ร่วมกันการแสดงต่าง ๆ

  (5)  สุขลักษณะ

  • สร้างมาตรฐานของงาน
  • เช็คสต็อคงานและกำจัดงานที่ไม่จำเป็น
  • จัดทำคู่มือ สร้างมาตรฐาน

  (6)สร้างนิสัย

  • ทักทาย
  • ต้อนรับขับสู่ด้วยความใส่ใจ
  • กิจกรรม ES、CS

  (7)เพิ่มทักษะ สร้างหลายทักษะ (Skill Up & Multi Skill)

  • การอบรมเกี่ยวกับอุปกรณ์ OA สำนักงานและการอบรมทักษะ
  • การอบรมให้เกิดหลายทักษะ

  (8) ระบบการบริหารจัดการด้วยตนเอง 

  • สอนงาน ตรวจวินิจฉัย และให้การรับรอง

5、 การทำให้มองเห็น (Visualization) งานสำนักงาน

  (1)ทำให้มองเห็นกำหนดการงาน

  (2)ทำให้มองเห็นการรวบรวมสารสนเทศ (การเตรียมก่อนทำงาน)

  (3)ทำให้มองเห็นปริมาณงาน

  (4)ทำให้มองเห็นประสิทธิภาพของเครื่องมือ

6、การกำหนดตำแหน่งแน่นอนของเครื่องเขียนอุปกรณ์สำนักงาน

  (1)กำหนดที่เฉพาะและระบบการเติมเต็ม

  (2)แสดงสต็อค และจุดออเดอร์

  (3)ทำให้ใช้ร่วมกัน

7、 ลำดับการจัดไฟล์

  (1)เช็คสต็อคเอกสาร

  (2)พิจารณาการเก็บรักษา ว่าจำเป็นต้องจัดเก็บหรือไม่จำเป็นทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็น

  (3)แบ่งประเภทเอกสารตามเนื้อหางาน

 (4)จัดทำเกณฑ์การจัดไฟล์ เป็น ประเภทใหญ่ ประเภทกลาง และประเภทย่อย เป็นต้น

 (5)ใส่เลข (รหัส) ตามเกณฑ์ที่กำหนด

 (6)ดำเนินการจัดทำ Visual Control กำหนดที่เฉพาะ  ใช้ไอเดียในวิธีแสดงสัญลักษณ์  แสดงผู้รับผิดชอบควบคุม  ทำให้ใช้ร่วมกัน

8、 ONE Best

         ภายในสำนักงาน แต่ละคนมักมีเครื่องเขียนอุปกรณ์สำนักงาน เอกสาร และงานในหน้าที่มากเกินไปให้แต่ละคนพยายามลดสิ่งที่ตัวเองมีทีละชิ้นเท่าที่จะทำได้  และให้มีของที่ควบคุมใช้ร่วมกันให้มากขึ้นไม่ให้มีการเอาของไว้โน้นไว้นี่อย่างกระจัดกระจาย  ทุกอย่างทำให้เหลือเพียง 1

  (1)ONE Location :เก็บรักษาไว้ในที่เดียว

  (2)ONE จัดการข้อมูล  :จัดการใน 1 วัน

  (3)ONE File  :ไฟล์เอกสารให้จัดเก็บใน 1 เล่ม

  (4)ONE Paper  :สรุปรายงาน เอกสารให้จบภายใน 1 หน้า

  (5)ONE Minute Call  :จบการสนทนาโทรศัพท์ภายใน 1 นาที

  (6)ONE Original  :ไม่ถ่ายสำเนา เก็บและใช้แต่ตัวต้นฉบับเท่านั้น

  (7)ONE Tool  :เครื่องเขียน 1 ชิ้น  ไม้บรรทัด 1 อัน  หรือไม่ก็ไม่ให้มีส่วนตัว  ถึงจะมีก็ให้มีเพียงแค่ 1 ทดสอบการหยิบออกมาใน 30 วินาที

เรียบเรียงโดย  อาจารย์ณรงค์เกียรติ  นักสอน
ที่ปรึกษา TPM-JIPM