１、แนวคิด ５ ส. ของหน่วยงานสำนักงาน
ใช้สารสนเทศเป็นวัตถุดิบในการสร้างสารสนเทศที่จำเป็นในการบริหารธุรกิจขึ้นมาใหม่ ดำเนินการกำจัดมุดะภายใต้แนวคิดที่เรียกว่าโรงงานสำนักงาน เสริมแกร่งโครงสร้างงานสำนักงานที่มีส่วนช่วยในการบริหารธุรกิจ
２、หลักการและกฎเกณฑ์ของการทำ ５ ส. ของหน่วยงานสำนักงาน
（１）จัดเตรียมสิ่งแวดล้อมของออฟฟิศ
ทำความสะอาดออฟฟิศครั้งใหญ่พร้อมกัน เช็คสต็อคบิลเอกสาร และจัดการทิ้งของที่ไม่ใช้
（２）ทำให้มองเห็น (Visualization) งานสำนักงาน
มีงานสำนักงานมากมาย และเนื้อหาตลอดจนวิธีการดำเนินการ(กระบวนการ) ก็หลากหลายสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดล้วนอยู่แต่ในหัวของสต๊าฟงานสำนักงานทำอย่างไรจึงจะมองเห็นสิ่งที่ว่ากันว่าเป็นสิ่งที่มองเห็นได้ยาก
（３）งานสำนักงานที่สร้างมูลค่าเพิ่ม
เมื่อมองงานสำนักงานของหน่วยงานสำนักงานและบริหารจัดการในแง่ของฟังก์ชัน เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มจะหาไอเดียอย่างไรในการจัดองค์กรหรือ flow ของงานสำนักงาน
3、โรงงานสำนักงาน
（１）วิเคราะห์งานย่อย (Work Element) ของงานสำนักงาน
（２）มองแยกให้ออกระหว่างงานกับ Loss (มุมมองของการค้นพบมุดะ)
（３）จัดทำเครื่องมือคู่มือ พัฒนาบุคลากรที่เก่งในงานสำนักงาน เครื่องมืองานสำนักงาน
（４）สร้างการ flow （Visual Control）
4、วิธีดำเนินการ ５ ส. ของหน่วยงานสำนักงาน
（１）สะสาง
ดำเนินการเช็คสต็อค กำจัดของที่ไม่จำเป็น นำของที่ไม่จำเป็นเร่งด่วนออกไป
（２）สะอาด
ทำความสะอาดครั้งใหญ่พร้อมกัน ตรวจเช็คอุปกรณ์ให้ความสว่าง และเครื่องใช้ในสำนักงาน
（３）สะดวก
- ทบทวนการจัดไฟล์
- ทำให้เอกสาร รายงานเรียบง่าย
- หยิบออกมาให้ได้ใน 30 วินาที
（４）Visual Control
- ตารางแผนดำเนินการ แสดงจุดหมายปลายทาง
- สภาพการทำงาน การควบคุมความก้าวหน้า
- ควบคุมเครื่องเขียนอุปกรณ์ต่าง ๆ ทั้งแบบส่วนตัว และใช้ร่วมกันการแสดงต่าง ๆ
（５） สุขลักษณะ
- สร้างมาตรฐานของงาน
- เช็คสต็อคงานและกำจัดงานที่ไม่จำเป็น
- จัดทำคู่มือ สร้างมาตรฐาน
（６）สร้างนิสัย
- ทักทาย
- ต้อนรับขับสู่ด้วยความใส่ใจ
- กิจกรรม ES、CS
（７）เพิ่มทักษะ สร้างหลายทักษะ (Skill Up & Multi Skill)
- การอบรมเกี่ยวกับอุปกรณ์ OA สำนักงานและการอบรมทักษะ
- การอบรมให้เกิดหลายทักษะ
（８） ระบบการบริหารจัดการด้วยตนเอง
- สอนงาน ตรวจวินิจฉัย และให้การรับรอง
5、 การทำให้มองเห็น (Visualization) งานสำนักงาน
（１）ทำให้มองเห็นกำหนดการงาน
（２）ทำให้มองเห็นการรวบรวมสารสนเทศ (การเตรียมก่อนทำงาน)
（３）ทำให้มองเห็นปริมาณงาน
（４）ทำให้มองเห็นประสิทธิภาพของเครื่องมือ
6、การกำหนดตำแหน่งแน่นอนของเครื่องเขียนอุปกรณ์สำนักงาน
（１）กำหนดที่เฉพาะและระบบการเติมเต็ม
（２）แสดงสต็อค และจุดออเดอร์
（３）ทำให้ใช้ร่วมกัน
7、 ลำดับการจัดไฟล์
（１）เช็คสต็อคเอกสาร
（２）พิจารณาการเก็บรักษา ว่าจำเป็นต้องจัดเก็บหรือไม่จำเป็นทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็น
（３）แบ่งประเภทเอกสารตามเนื้อหางาน
（４）จัดทำเกณฑ์การจัดไฟล์ เป็น ประเภทใหญ่ ประเภทกลาง และประเภทย่อย เป็นต้น
（５）ใส่เลข (รหัส) ตามเกณฑ์ที่กำหนด
（６）ดำเนินการจัดทำ Visual Control กำหนดที่เฉพาะ ใช้ไอเดียในวิธีแสดงสัญลักษณ์ แสดงผู้รับผิดชอบควบคุม ทำให้ใช้ร่วมกัน
8、 ONE Best
ภายในสำนักงาน แต่ละคนมักมีเครื่องเขียนอุปกรณ์สำนักงาน เอกสาร และงานในหน้าที่มากเกินไปให้แต่ละคนพยายามลดสิ่งที่ตัวเองมีทีละชิ้นเท่าที่จะทำได้ และให้มีของที่ควบคุมใช้ร่วมกันให้มากขึ้นไม่ให้มีการเอาของไว้โน้นไว้นี่อย่างกระจัดกระจาย ทุกอย่างทำให้เหลือเพียง 1
（１）ONE Location ：เก็บรักษาไว้ในที่เดียว
（２）ONE จัดการข้อมูล ：จัดการใน １ วัน
（３）ONE File ：ไฟล์เอกสารให้จัดเก็บใน １ เล่ม
（４）ONE Paper ：สรุปรายงาน เอกสารให้จบภายใน １ หน้า
（５）ONE Minute Call ：จบการสนทนาโทรศัพท์ภายใน １ นาที
（６）ONE Original ：ไม่ถ่ายสำเนา เก็บและใช้แต่ตัวต้นฉบับเท่านั้น
（７）ONE Tool ：เครื่องเขียน １ ชิ้น ไม้บรรทัด １ อัน หรือไม่ก็ไม่ให้มีส่วนตัว ถึงจะมีก็ให้มีเพียงแค่ 1 ทดสอบการหยิบออกมาใน 30 วินาที
เรียบเรียงโดย อาจารย์ณรงค์เกียรติ นักสอน
ที่ปรึกษา TPM-JIPM
