8) Step 20: จัดทำงบประมาณ Step 22: จัดทำแผนระยะกลางระยะยาว
อย่างที่กล่าวไปข้างต้น การบำรุงรักษาเครื่องจักรไม่สามารถทำได้โดยให้ “ค่าใช้จ่ายเป็นศูนย์” จำเป็นต้องมีค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าตรวจสอบเป็นประจำ ค่าแรงในการตรวจเช็ค-ลาดตระเวน ค่าจัดซื้อสิ่งของ ในทางทฤษฎี มีการประเมินความคุ้มทุน
แต่กลับกันในความเป็นจริง การคำนวณว่าได้ลงทุนในการบำรุงรักษาเครื่องจักรเป็นจำนวนเท่าไรเป็นเรื่องยาก การบำรุงรักษาเครื่องจักรเป็น “การจัดการความเสี่ยง” วิธีวางเงื่อนไขพื้นฐานหรือวิธีการคำนวณจะทำให้ต่างกันมาก
ดังนั้น จึงต้องจัดทำระบบดัชนี ดูค่าใช้จ่ายกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงที่หน้างาน มาเปรียบเทียบกับ Step ที่อธิบายมา เพื่อประเมิน
ในตอนนั้น การดำเนินการแบบนำใช้ค่าใช้จ่ายที่ใช้ไปกับการบำรุงรักษาเครื่องจักร เพื่อตัดสินว่างวดต่อไปจะใช้เท่าไร และลดลง X%…เป็นต้นนั้น ไม่ได้เป็นการบำรุงรักษาเครื่องจักรอย่างมีประสิทธิผล ต้องร่างงบประมาณอย่างสมเหตุสมผล ประเมินผลจริงโดยภาพรวม โดยอ้างอิงระบบดัชนี เป็นสิ่งสำคัญ
ค่าซ่อมแซมโดยทั่วไป ต้องมีการควบคุมแต่ละหัวข้อ เช่น ค่าแรง ค่าเครื่องจักรหนัก ค่าจัดซื้อสิ่งของ ค่า outsource ข้อแนะนำในโปรแกรมครั้งนี้ใช้ระบบจัดการงบประมาณแยกตามหัวข้อแยกตามจุดประสงค์ การจัดการแยกตามจุดประสงค์จะทำให้สามารถรับรู้ว่าค่าใช้จ่ายได้ถูกใช้ไปกับอะไร ทำให้สามารถพิจารณาการใช้ค่าใช้จ่ายจากนี้ไปได้อย่างเหมาะสมที่สุด
เพื่อให้ดำเนินการตามระบบการบำรุงรักษาอย่างราบรื่น จำเป็นต้องมีการพิจารณาของระดับผู้บริหารเชื่อมโยงกับโครงสร้างระบบการบำรุงรักษาเครื่องจักร เพื่อการนี้จำเป็นต้องเสริมแกร่งฟังก์ชันในการจัดทำแผนการนั้น จากฟังก์ชันนี้จะทำให้สามารถทำกิจกรรมที่มีการร่วมมือระหว่างฝ่ายบริหารของบริษัทกับการบำรุงรักษาเครื่องจักรได้
กิจกรรมในความเป็นจริง ไม่สามารถจัดทำขึ้นอย่างต่อเนื่องตั้งแต่การบริหารบริษัทจนถึงการซ่อมแซมหน้างานได้ในครั้งเดียว ก่อนอื่นต้องสะสางปัญหาในการบริหารบริษัท แล้วแสดงออกมาเป็นนโยบายประจำปีจากมุมมองระยะกลาง อีกด้านจากหน้างานจะมีหัวข้อที่ควรต้องซ่อมแซมจากรอบระยะยาวของการซ่อมแซม สภาพที่แท้จริงของการขัดข้อง แผนการผลิต เป็นต้น
เมื่อนำสิ่งเหล่านี้มาดูเปรียบเทียบกัน แล้วเพิ่มการพิจารณาด้านเทคโนโลยี แล้วจึงจัดทำแผนการของปีถัดไป และเสริมให้คนหลากหลายมาพิจารณาในแต่ละเฟส เช่น ขั้นตอนนโยบาย แผนการคร่าว ๆ แผนการละเอียด เพื่อสร้างแผนการให้สมบูรณ์
สิ่งสำคัญในที่นี้คือ การสร้างกิจกรรมให้มีแผนการเป็นตัวนำ ต้องมีการจัดทำแผนการอย่างเป็นรูปธรรมจึงจะสามารถประเมินผลสัมฤทธิ์ได้ ไม่ใช่แค่ทำการบำรุงรักษาเครื่องจักรแล้วก็พอ
ตัวอย่างเช่น ทำให้ การคาดการณ์ยอดขาย นโยบาย แผนการผลิต แผนการพัฒนา เป็นต้น เชื่อมโยงกัน แล้ววางออกมาเป็นแผนการบำรุงรักษาเครื่องจักร สิ่งที่อยากจะบอกในที่นี้ก็คือ ในการทำให้เครื่องจักรทำงานอย่างมั่นคง การผลิต ต้นทุน ยอดขาย คุณภาพ… เป็นต้น
ล้วนเป็นพื้นฐาน การบำรุงรักษาเครื่องจักรที่เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงานบริษัทจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก “การบริหาร” คือ “การลงทุน” “การบำรุงรักษาเครื่องจักร” คือ “การบริหารเทคโนโลยี-ทักษะ” การเน้นความเชื่อมโยงของการบริหารและการบำรุงรักษาเครื่องจักร หมายถึงการดำเนินการ “ลงทุน” และ “บริหารเทคโนโลยี-ทักษะ” อย่างมีประสิทธิภาพ
จากการนี้ จึงทำการจัดทำ-ทบทวนแผนการระยะกลาง เมื่อจัดทำแผนการบำรุงรักษาเหล่านี้ งานบำรุงรักษาจะมี flow เป็น P➱D➱C➱A➱P➱D … อันจะได้กลไกที่เกิดโดยมีแผนการเป็นตัวนำ
จากการหมุนดังข้างต้น จะได้ดังต่อไปนี้
- จัดทำแผนการจัดการการบำรุงรักษาเครื่องจักรที่เชื่อมโยงกับการบริหารบริษัท
- ไม่ตัดสินใจการบริหารบริษัทจากเรื่องการบำรุงรักษาเครื่องจักรอย่างเดียว แต่ให้ดำเนินการเชื่อมโยงกับดัชนีอื่น ๆ ในการบริหารบริษัทโดยรวม
- มีการรีวิวผลการหมุนตามโครงสร้างการบำรุงรักษา และมีการบริหารและแอ็คชั่นอย่างรวดเร็ว
เรียบเรียงโดย อาจารย์ณรงค์เกียรติ นักสอน
ที่ปรึกษา TPM-JIPM