เพื่อให้ปฏิบัติตามสิ่งที่ต้องปฏิบัติตามเหล่านี้ได้อย่างแน่นอน จำเป็นที่ทุกคนต้องพูดคุยหารือ ทบทวนแต่ละหัวข้อเหล่านั้นว่า “จะปฏิบัติตามอย่างไร” “อะไรที่ปฏิบัติตามได้ยาก” “ตรวจสอบอย่างไรว่ามีการปฏิบัติตามอยู่” นั่นก็คือสิ่งที่ต้องดำเนินการใน Step 6 “การสร้างมาตรฐานและควบคุมรักษา”
● พิจารณาหัวข้อที่ควรต้องทบทวน
ในการดำเนินการ Step 6 ก่อนอื่นต้องพิจารณาเกี่ยวกับว่า “หัวข้อไหนที่จำเป็นต้องทบทวนเพื่อให้ปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง”
สิ่งสำคัญคือการกำหนดหัวข้อที่ต้องทบทวนใน Step นี้จากจุดที่ว่า ต่อผลสัมฤทธิ์ที่พวกเราคาดหวัง “อะไรเป็นสิ่งที่ระดับการประเมินต่ำ” “เพื่อการยกระดับนั้น ต้องปฏิบัติตามสิ่งที่กำหนดอย่างไรให้ดี” โดยดำเนินการในแต่ละหัวข้อตามขั้นตอนที่แสดงดังต่อไปนี้ โดยใช้เวลาราว 2-3 เดือน
● ลิสต์สิ่งที่กำหนด และประเมินระดับการปฏิบัติตาม
ก่อนอื่น ต่อแต่ละหัวข้อที่ต้องทบทวนใน Step นี้ ให้พวกเราลิสต์ “ขั้นตอนหรือจุดสำคัญ” ที่ต้องปฏิบัติตาม จากเอกสารมาตรฐาน AM หรือมาตรฐานการปฏิบัติงานที่กำหนดเอาไว้ เพราะว่าในเอกสารมาตรฐาน AM หรือมาตรฐานการปฏิบัติงานมีสิ่งที่ต้องปฏิบัติตามเกี่ยวกับ 4M (Machine-Material-Man-Method) เอาไว้แล้ว จุดสำคัญคือลิสต์สิ่งที่กำหนดเหล่านั้นออกมา หากยังไม่มีการจัดทำเอกสารมาตรฐาน AM หรือมาตรฐานการปฏิบัติงาน ต้องจัดทำมาตรฐาน AM ชั่วคราว-มาตรฐานการปฏิบัติงานชั่วคราวขึ้นมา
ถัดจากนั้น ให้ทุกคนพิจารณาว่า “สภาพการปฏิบัติตามเป็นอย่างไร” ต่อสิ่งที่กำหนดเหล่านั้นแต่ละอัน ว่าตรงกับอันไหนคือ “ปฏิบัติตามอยู่” “ไม่ได้ปฏิบัติตาม” “ปฏิบัติตามได้ยาก” “ปฏิบัติตามไม่ได้” และแล้วนอกจากหัวข้อที่ปฏิบัติตามอยู่ ให้ดำเนินการพูดคุยหารือ และมีมาตรการเกี่ยวกับว่า “จะทำอย่างไรจึงจะปฏิบัติตามหรือปฏิบัติตามได้” ตามขั้นตอนต่อไปนี้
● ต้องปฏิบัติตามอย่างจริงจัง ไคเซ็นให้ปฏิบัติตามได้ง่าย
ก่อนอื่นเกี่ยวกับหัวข้อที่ “ไม่ได้ปฏิบัติตาม” ต้องพูดคุยหารือว่า ทุกคน “รู้หรือไม่รู้” เรื่องนั้น และกับผู้ปฏิบัติงานที่ “ไม่รู้” “รู้แต่ไม่ทำ” สิ่งสำคัญคือต้องทำการอบรมโดยใช้ One Point Lesson ถึงความจำเป็น ความสำคัญของการปฏิบัติตาม อีกทั้งยังจำเป็นต้องฝึกฝนด้วย OJT ให้กับผู้ปฏิบัติงานที่ “รู้แต่ไม่ทำ” ด้วย
อีกด้าน ในหัวข้อที่กำหนด ถ้ามีหัวข้อที่ “ปฏิบัติตามได้ยาก” “ปฏิบัติตามไม่ได้” ก็ต้องไคเซ็นให้ปฏิบัติตามได้ง่าย และในตอนนั้นคำขวัญที่คิดว่าอยากให้จำเอาไว้ก็คือ “น้อย-ยาว-สั้น” หรือ “4 กฎเกณฑ์ของการไคเซ็น (ECRS)” (ดูหน้า 175 ประกอบ)
● แก้ไขปรับปรุงมาตรฐาน AM-มาตรฐานการปฏิบัติงาน ทบทวนวิธีการเช็ค
กรณีที่ได้ทำไคเซ็นหัวข้อที่ปฏิบัติตามได้ยากให้ปฏิบัติตามได้ง่ายแล้ว ต้องแก้ไขปรับปรุงมาตรฐานการบำรุงรักษา-มาตรฐานการปฏิบัติงานตามเนื้อหาที่ได้ไคเซ็นแล้วนั้น อีกทั้งยังจำเป็นต้องพิจารณาว่าสิ่งที่กำหนดที่ได้แก้ไขปรับปรุงให้ปฏิบัติตามได้ง่ายแล้ว ได้มีการปฏิบัติตามอยู่หรือไม่ ไม่เพียงผู้ปฏิบัติงาน แต่ให้ดูว่าหัวหน้างาน ผู้ช่วยผู้จัดการ จนถึงผู้จัดการแผนกได้มีการเช็คอย่างไร ให้พิจารณาวิธีการและเนื้อหานั้นด้วย
ผู้จัดการแผนกของบริษัทแห่งหนึ่ง ได้พูดถึงความรู้สึกต่อ Step 6 ไว้ดังต่อไปนี้
“คิดว่าการปฏิบัติตามสิ่งที่กำหนดเป็นหน้าที่ของพวกผู้ปฏิบัติงาน ตัวผมเองไม่ได้เช็คว่าได้ปฏิบัติตามหรือไม่ แต่พอดำเนินมาถึง Step นี้ ตัวผมเองถึงรู้สึกตัวว่าการที่ไม่ได้ปฏิบัติตามสิ่งที่กำหนด “เป็นเพราะผู้ปฏิบัติงานไม่เข้าใจถึงความจำเป็นและความสำคัญของการปฏิบัติตาม” ดังนั้นจึงตกลงกันว่า “ทุกคนมาแบ่งหน้าที่การตรวจสอบการปฏิบัติตามกันเถอะ” ผลสุดท้าย จึงได้ตารางในการเช็คแต่ละหัวข้อซึ่งรวมส่วนของผมด้วย”
ในหน้างานการผลิตดังที่รู้ได้จากตัวอย่างนี้ สิ่งสำคัญคือการทำหน้าที่เพื่อให้ทุกคนที่ทำงานปฏิบัติตามสิ่งที่กำหนด
เรียบเรียงโดย อาจารย์ณรงค์เกียรติ นักสอน
ที่ปรึกษา TPM-JIPM