แม้จะมีการปรับปรุงแก้ไข Check List ตามเอกสารมาตรฐานที่ทบทวนใหม่และดำเนินการตรวจเช็คประจำวันแล้วก็ตาม แต่ในเมื่อเอกสารมาตรฐานนั้นยังไม่ได้ 100 คะแนนเต็ม ก็ยังเกิดเครื่องขัดข้องหรือของเสียขึ้นได้ ในกรณีเช่นนี้ ต้องหาให้ได้ว่าสาเหตุนั้นอยู่ที่ไหน และทบทวนให้ดีว่ามีจุดที่ควรไคเซ็นในพฤติกรรมของพวกตนที่ไหน และจำเป็นต้องใส่เนื้อหานั้นเข้าไปในเอกสารมาตรฐาน
ต่อจากนี้จะขอพูดถึงจุดสำคัญในตอนทบทวน
● ใช้เครื่องขัดข้องและของเสียเป็นสื่อการสอนที่มีชีวิต
ก่อนอื่น ต้องทบทวนว่าทำไมจึงไม่สามารถค้นพบข้อบกพร่องที่เป็นสาเหตุของการเกิดเครื่องขัดข้องหรือของเสียก่อนที่จะเกิดได้ เครื่องขัดข้องและของเสียส่วนใหญ่ เกิดขึ้นเพราะผู้ปฏิบัติงานไม่สามารถมองทะลุข้อบกพร่องที่เชื่อมโยงสู่เครื่องขัดข้องหรือของเสียได้ก่อนที่สิ่งเหล่านั้นจะเกิด ดังนั้นสิ่งสำคัญจึงต้องใช้เครื่องขัดข้องหรือของเสียที่เกิดขึ้นเสียแล้วเป็น “สื่อการสอนที่มีชีวิต” เชื่อมโยงสู่การยกระดับความสามารถของผู้ปฏิบัติงานให้สามารถค้นพบข้อบกพร่องล่วงหน้าได้
สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือ การทบทวนวิธีการทำการตรวจเช็คประจำวัน จำเป็นต้องทบทวนเกี่ยวกับ เช่น “มีหัวข้อการตรวจเช็คข้อบกพร่องซึ่งเป็นสาเหตุหรือไม่” “มาตรฐานการตรวจเช็คนั้นถูกต้องหรือไม่” “ทั้งที่มีมาตรฐาน แต่ทำไมถึงปฏิบัติตามไม่ได้” เพื่อทบทวนเอกสารมาตรฐานและ Check List
● ไคเซ็นให้ปฏิบัติตามได้ง่าย
ในเวลาเช่นนี้มักได้ยินคำพูดที่ว่า “ที่แล้วมาทำด้วยความรู้สึกที่ว่า “ต้องปฏิบัติตามให้ได้” แต่เพราะว่า “ปฏิบัติตามได้ยาก” บางครั้งจึงไม่ตรวจเช็ค” สิ่งสำคัญคือไม่ใช่การพยายามด้วยแค่สปิริต แต่ต้องคุยกันในกลุ่มย่อย “ไคเซ็นให้ปฏิบัติตามได้ง่าย” ในตอนนั้นคำขวัญร่วมกันคือ “หัวข้อที่ต้องปฏิบัติตามมีน้อย รอบในการปฏิบัติยาว เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติสั้น”
เอกสารมาตรฐานหรือ Check List เป็นสิ่งที่พวกเราทำขึ้นเองเพื่อให้ปฏิบัติตามได้ง่าย การไคเซ็นเพื่อทำให้ปฏิบัติตามได้ง่ายขึ้นอีกก็เป็นหน้าที่ของพวกเราเช่นเดียวกัน การทบทวนอยู่ตลอดเวลาจึงจะเป็นหนทางให้ใกล้เข้าสู่การเป็นเอกสารมาตรฐานตัวจริง ว่ากันว่า “เอกสารมาตรฐานเป็นสิ่งมีชีวิต หากมีเอกสารมาตรฐานที่ไม่ได้มีการแก้ไขปรับปรุงเลยถึงครึ่งปี ก็เหมือนเป็นของที่ตายไปแล้ว” ซึ่งก็เป็นที่มาของเหตุผลนั้น
เรียบเรียงโดย อาจารย์ณรงค์เกียรติ นักสอน
ที่ปรึกษา TPM-JIPM