5.1 การจัดระเบียบองค์กรกิจกรรม
ให้มีการผสมผสานองค์กรแนวตั้งของระดับบริหารในการส่งเสริม TPM for SME ให้ผสมผสานกับคณะกรรมการส่งเสริมที่มีผู้บริหารสูงสุดเป็นแกนกลาง หรือรูปแบบที่มีองค์กรแนวนอนการไคเซ็น หรือ Circle เข้าด้วยกัน นั่นคือ การสร้างองค์กรแบบ Matrix ที่มีแนวตั้งและแนวนอนหรือที่เป็น “องค์กรกลุ่มย่อยซ้อนกัน” ในรูปแบบการเข้าร่วมการบริหารเป็นกลุ่ม
การสร้างองค์กรส่งเสริมหรือการคัดเลือกคนนั้น เป็นประเด็นปัญหาที่สำคัญอย่างยิ่งในการส่งเสริมกิจกรรม หัวหน้าและกรรมการกลุ่มเฉพาะต่างๆ – หัวหน้าและเจ้าหน้าที่สำนักงานส่งเสริมนั้นจะต้องคัดเลือกอย่างเข้มงวด โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องเลือกคนที่มีพลังที่สามารถชักนำการทำกิจกรรมได้
5-2 หัวข้อการปฏิบัติ
ในเรื่ององค์กรกิจกรรมนั้น ให้ปฏิบัติตามหัวข้อข้างล่างนี้
ตารางภาพ 2-9 โครงสร้างของสำนักงานส่งเสริม
5-3 ข้อควรระวัง
ในกรณีสามารถจัดโครงสร้างสมาชิกกลุ่มเฉพาะเรื่องแต่ละกลุ่มได้ ก็อยากให้จัดตั้งคณะกรรมการของแต่ละกลุ่ม แต่หากว่าทำได้ยากก็ขอให้พิจารณาทั้งหมดในคณะกรรมการส่งเสริม
- คณะกรรมการส่งเสริม TPM for SME นั้น จะเปิดการประชุมเดือนละครั้งเพื่อบริหารความก้าวหน้า แล้วตรวจสอบสภาพความก้าวหน้าหรือรายละเอียดของกิจกรรม
- องค์กรกิจกรรมนั้น อยากจะให้ใช้องค์กรที่มีอยู่ของบริษัทที่สามารถรวบรวมผลลัพธ์ได้ง่าย
- แต่ละหน่วย Circle นั้น ให้มีการประเมินผลลัพธ์หรือผลงานจริงของงานและกิจกรรม
5-4 บทบาทของผู้บริหาร
บทบาทของผู้บริหารธุรกิจนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง จึงต้องให้ความสำคัญในประเด็นต่อไปข้างล่างนี้
- ในการคัดเลือกองค์กรส่งเสริม TPM for SME นั้น จะต้องมีความรับผิดชอบ
- เข้าร่วมประชุมคณะกรรมการ แล้วนำการประชุมอย่างจริงจัง
ตารางภาพ 2-10 ผังโครงสร้างองค์กรส่งเสริม
ตารางภาพ 2-11 ตัวอย่างบทบาทขององค์กร
5-5 องค์กรของคณะกรรมการส่งเสริม
- โครงสร้างสมาชิกคณะกรรมการส่งเสริม
คณะกรรมการส่งเสริม TPM for SME นั้น ในกรณีของบริษัทให้ประธานบริษัท กรณีของโรงงานให้ผู้จัดการโรงงานเป็นประธานคณะกรรมการ โครงสร้างของสมาชิกนั้น ประกอบด้วยระดับผู้จัดการส่วน หัวหน้าแผนกหรือ Leader แล้วทำการบริหารตามขนาดของโรงงาน (ตารางภาพ 2-10)
- กลไกของคณะกรรมการ
คณะกรรมการจะมีกลไก Bottom up เป็นพื้นฐาน ในการทำกิจกรรมนั้น ถ้าหากว่า มีปัญหาที่เกิดขึ้นในระดับแผนกหรือระดับ Circle แล้วแก้ไขไม่ได้ หลักการพื้นฐานก็คือ การส่งเรื่องไปยังคณะกรรมการที่สูงขึ้น คณะกรรมการส่งเสริมของบริษัทหรือโรงงาน ควรจะต้องมีบทบาทรายละเอียดดังข้างล่างนี้ (ตารางภาพ 2-11)
- เป็นองค์กรตัดสินใจสูงสุดทำการพิจารณาและกำหนด ตามหัวข้อในแผนและเรื่องที่นำเสนอ
- กลไกการปรับตามแนวขวางของแต่ละคณะกรรมการ และแต่ละกลุ่มเฉพาะ
- ทำการประเมินกิจกรรม สั่งการให้แต่ละองค์กรระดับล่าง
พิจารณารายละเอียดของการประเมินความก้าวหน้าหรือผลลัพธ์ของกิจกรรม
5-6 การจัดระเบียบองค์กรกลุ่มย่อยซ้อนกัน
-
กิจกรรมกลุ่มย่อยซ้อนกัน คืออะไร
คำว่า “ซ้อนกัน” ของกิจกรรมกลุ่มย่อยซ้อนกัน คือ กลุ่มย่อยทั้งระดับบนและระดับล่าง เชื่อมต่อกันด้วย Pin เชื่อมต่อซ้อนกลุ่มทั้งหมด มีสภาพที่มีการสื่อสารที่ดีได้ (ตารางภาพ 2-12)
ดังนั้น จึงหมายความว่า กลุ่มย่อยทั้งหมดตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุดจนถึง Operator หน้างาน สามารถทำกิจกรรมที่เชื่อมต่อกันด้วย Pin เชื่อมต่อ (Leader) ทั่วทั้งบริษัท
หมายความว่า จากกิจกรรมกลุ่มย่อยซ้อนกันทำให้สามารถส่งเสริมแนวคิดที่ว่า “งานคือกิจกรรม” แผนการบรรลุนโยบายบริษัทเท่ากับแผนดำเนินการกิจกรรม”
ตารางภาพ 2-12 ภาพลักษณ์ของกลุ่มย่อยซ้อนกัน
- ความจำเป็นของกลุ่มย่อยซ้อนกันใน TPM for SME
กิจกรรมกลุ่มย่อยซ้อนกันจะมีประโยชน์มากในการดำเนินการ
TPM for SME ในกิจกรรมทุกอย่าง เช่น การฝึกอบรม, 5ส, การติดและปลด Tag และ Skill Up การจัดทำและใช้ประโยชน์ One Point Lesson ชนิดต่างๆ การจัดทำและการใช้ประโยชน์ Activity Board การสื่อสารของสมาชิกทั้งหมดจากกิจกรรม Meeting ทีมเวอร์คและการยกระดับขวัญกำลังในกิจกรรมกลุ่มย่อยซ้อนกัน จะทำให้เกิดผลลัพธ์ที่สูงได้
ใน TPM for SME ต้องให้ความสำคัญแก่ “อาวุธพระเจ้า 3 อย่าง” ได้แก่ Meeting, Activity Board, One Point Lesson สิ่งที่เป็นฐานของกิจกรรมเหล่านี้ก็คือ การเรียนรู้กลุ่มย่อยซ้อนกัน
5-7 การจัดระเบียบระบบนำเสนอไคเซ็น
ระบบนำเสนอไคเซ็น คือ การนำเอาข้อเสนอไคเซ็นมาจากพนักงาน มอบเงินรางวัลที่เหมาะสมกับระดับของผลลัพธ์หรือให้รางวัลอื่นๆ เสริมสร้างจิตใจในการยกระดับ ยังเป็นประโยชน์ในการยกระดับกำไรของบริษัทอีกด้วย หมายความว่า ทำการยกระดับขวัญกำลังใจ, ยกระดับคุณภาพของงาน ผ่านการนำเสนอไอเดียไคเซ็นเล็กๆ ของแต่ละคนๆ ที่ทำงานในหน้างาน
ในการไคเซ็นให้ดำเนินการจากมุมมอง 3 ประการข้างล่างนี้
- ฟื้นสภาพ : ตัวอย่าง Bolt นั้นหลวม จึงทำการขันแน่น
- ไคเซ็นแต่ละวัน : ตัวอย่าง ติด Spring Washer เพื่อหยุดการหลวมสำหรับ Bolt ที่หลวม
- ไคเซ็น story : ตัวอย่าง ค้นหาสาเหตุของการสั่นหรือแรงโน้มถ่วงที่เป็นสาเหตุของการหลวม แล้วดำเนินมาตรการถึงแก่นแท้
- 7 Step ของการ Implement
ในการ Implement ระบบนำเสนอไคเซ็น ควรจะดำเนิน การด้วย Step ดังข้างล่างนี้
- Step 1: ก่อตั้งคณะกรรมการนำเสนอ (ส่งเสริมระบบ) และสำนักงาน
- Step 2: กำหนดเรื่องที่นำเสนอ
- Step 3: Format Design ของกระดาษนำเสนอ
- Step 4: กำหนดวิธีการขั้นตอน การนำเสนอ
- Step 5: กำหนดสาระสำคัญการพิจารณาตัดสินข้อเสนอแนะ และกำหนดเงินรางวัล
- Step 6: กำหนดระบบการจัดการกับข้อเสนอแนะ
- Step 7: PR การตั้งระบบการนำเสนอ เรียนรู้ให้กระจ่างและส่งเสริม
ถ้าหากว่า ทำงานโดยมีเป้าหมายที่สูงแล้วก็สามารถที่จะค้นพบ “ปัญหาของที่ทำงาน” หรือ “ภูเขาของทรัพย์สมบัติ” ในการใส่ใจใช้ความคิดสร้างสรรค์ไอเดีย แล้วแก้ปัญหาเกี่ยวกับปัญหาที่ที่ทำงานตัวเองหรือที่เกี่ยวข้อง จะเชื่อมโยงถึงความปิติยินดี ที่ไม่มีอะไรจะเหนือกว่านั้น
หากว่ามีบรรยากาศที่ทุกคนเข้าร่วมกิจกรรมนำเสนอ ก็จะเข้าใกล้การบริหารที่ทุกคนเข้าร่วมทีละเล็กละน้อย ดังนั้น ในการสร้างคุณลักษณะบริษัทที่แข็งแกร่งนี้ จะต้องทำการทบทวนกิจกรรมการนำเสนออีกครั้งหนึ่งแล้ว ใช้ประโยชน์ความสามารถของพนักงานให้ได้เต็มที่สูงสุด
- ประเด็นสำคัญการ Implement
- ถ้าไม่คุ้นเคย การเขียนเป็นสิ่งยุ่งยาก
ยอดเงินผลลัพธ์ของไคเซ็นก็น้อย ยุ่งยากด้วย จึงมีแนวคิดที่ว่าไม่ต้องการเงินรางวัลด้วยก็มีเช่นกัน ดังนั้น ให้กำหนดจำนวนเรื่องข้อเสนอต่อเดือนของ Circle โดยรวม แล้วให้เป็นหน้าที่รับผิดชอบของ Leader
- ไคเซ็นฟื้นสภาพในแต่ละวัน จะเป็นการนำเสนอได้หรือไม่
การฟื้นสภาพล้วนแล้วแต่เป็นไคเซ็น ความสกปรกของผลิตภัณฑ์ถ้าส่งไปให้กับลูกค้าก็จะเป็นของเสียสภาพภาย นอก หรือถ้าปล่อยให้ Bolt หลวมอยู่อย่างนั้น ทำให้เครื่องจักรสั่น ทำให้เกิด Failure หรือ Minor Stoppage ดังนั้น จึงต้องค้นพบจุดบกพร่องที่ใกล้ตัวแล้วทำการฟื้นสภาพเป็นเบื้องต้น
- การประเมินไคเซ็น ต้องยุติธรรม
การนำเสนอไคเซ็นนั้น ถ้าสามารถคำนวณเป็นเชิงปริมาณได้ก็จะทำให้ประเมินผลได้ง่ายขึ้น แต่ก็มักจะบันทึกเพียงว่าดีขึ้นเท่านั้นก็มี ถ้าเป็นไปได้ให้บันทึกเชิงปริมาณ ดังนั้น จึงต้องมีการกำหนดวิธีการคำนวณไว้ล่วงหน้า ดังข้างล่างนี้
- ความเสียหายจากประสิทธิภาพของคน : การเกิด Muda หรือการผลิตใหม่ การทำความสะอาด
- การสูญเสียของของ : พลังงาน, ชิ้นส่วน, ผลิตภัณฑ์, วัตถุดิบ
- การสูญเสียของเครื่องจักร : การสูญเสียของการเดินเครื่อง ค่าใช้จ่ายสำหรับการผลิต ดังนั้น การแสดงด้วยปริมาณทางกายภาพอย่างง่าย (เช่น จำนวนชิ้น, ความยาว, พื้นที่, ปริมาตรต่างๆ) เป็นสิ่งที่จำเป็น
เรียบเรียงโดย อาจารย์ณรงค์เกียรติ นักสอน
ที่ปรึกษา TPM-JIPM
